exceltutor_vlastní_formát_čísla

Formátování číselných hodnot – pokročilé techniky snadno a rychle (1 z 6)

Vhodné nastavení formátovacích pravidel výrazně zvyšuje nejen srozumitelnost vašich tabulek, přehledů a reportů v sešitech Excelu, ale zvyšuje i jejich věrohodnost. Cílové publikum nebo adresáti vašich souborů pak vnímají čísla a hodnoty s větší důvěrou. Využití vhodných formátovacích technik má tedy minimálně dvojí efekt:

  1. vyšší přehlednost a srozumitelnost tabulek
  2. vyšší důvěra ve správnost prezentovaných hodnot

V tomto seriálu si ukážeme několik technik, které můžete s úspěchem využít ve své praxi a které nejsou nikterak náročné na pochopení a provedení.

*** Vyzkoušet tyto techniky můžete pomocí souboru ke stažení exceltutor_plán_skutečnost.xlsx ***

Neformátovaná data

 

Formátování záporných hodnot

V případě, že záporné hodnoty mají ve vašich datech nežádoucí nebo výstražný význam (například neplnění plánu), je žádoucí, aby uživatelé tyto hodnoty nepřehlédli. Pokud použijete pro formátování záporných hodnot červěný font a zapomenete zobrazit znaménko mínus, budou po vytištění na černobílé tiskárně záporné hodnoty prezentovány jako kladné.

Tuto chybu pravděpodobně udělá málokdo, ale i standardní zobrazení záporných hodnot pomocí znaménka minus může být v případě malé velikosti písma zdrojem problémů.

Excel umožňuje přímo nastavit formát záporných hodnot pomocí vlastního formátu, který nastavíte v dialogovém okně Formát buněk. Toto dialogové okno můžete aktivovat více způsoby, z nichž uživatelé nejčastěji používají:

  • kombinaci kláves Ctrl+Shift+1 (pro českou klávesnici) nebo Ctrl+1 (pro anglickou klávesnici)
  • klepnutí na příkaz Formát buněk v místní nabídce po stisknutí PRAVÉHO tlačítka myši nad vybranou oblastí
  • klepnutí na rozevírací ikonu vpravo dole ve skupinách příkazů karty Domů

Po otevření dialogového okna Formát buněk aktivujeme kartu Číslo a klepneme na druh Vlastní.

V pravé části dialogového okna nyní můžeme do vstupního pole Typ zapsat pomocí klávesnice masku formátu – princip této masky je velmi jednoduchý:

  • první část masky se aplikuje pouze na kladná čísla
  • druhá část masky se aplikuje pouze na záporná čísla
  • třetí část masky se aplikuje pouze na hodnotu 0 (nula)
  • jednotlivé části masky se oddělují znakem ; (středník)

Pro velmi pokročilé uživatele je určena i informace, že pro jednotlivé části masky můžete nastavit i specifickou barvu písma, doprovodný text, zobrazení speciálních znaků nebo změnit zarovnání.

Zobrazení záporných čísel v kulatých závorkách

Pro tento typ zobrazení postačí vytvořit masku v základním tvaru 0;(0);0

exceltutor_zaporna_cisla_01

Formátování záporných čísel červeně v kulatých závorkách a znaménkem minus

Pro tento typ zobrazení postačí doplnit do masky formátu v hranaté závorce název barvy – aktivujeme dialogové okno Formát buněk a pak přejdeme do kategorie Vlastní, kde vložíme masku v podobě 0;[Červená](-0);0

Poznámka: V různých verzích excelu může být označení barvy mírně odlišný – někdy zapisujeme červená jindy červený. Podívejte se proto nejdříve do nabídky formátovacích masek v kategorii Vlastní jaký způsob zápisu vaše verze Excelu používá. Při otevření seširu v jiné verzi Excelu ke kolizi nedojde, maska bude upravena automaticky.

exceltutor_vlastní_formát_čísel_02

Formátování záporných čísel červeně v kulatých závorkách, oddělovačem tisíců a znaménkem minus

Pro tento typ zobrazení musíme masku upravit. Můžeme si však pomoci trikem – nejdříve v dialogovém okně Formát buněk nastavíme v sekci Číslo vhodné formátování (oddělovač tisíců, červená barva fontu, znaménko minus) a pak přímo přejdeme do kategorie Vlastní, kde doplníme do masky kulaté závorky.

Formátování záporných čísel

Maska formátu v našem příkladu bude vypadat takto:

Formátování - záporné hodnoty

Formátování záporných čísel červeně v kulatých závorkách, oddělovačem tisíců, znaménkem minus a textem

Pokud je naším cílem zvýraznit záporné hodnoty způsobem, který rozhodně nebude možné přehlédnout, můžeme nastavit formátovací pravidlo tak, aby Excel zápornou hodnotu uvedl textem – například NESPLNĚNO.

Do formátovací masky z předchozího příkladu postačí doplnit do sekce pro zobrazení záporných čísel text, který ale musí být uveden a ukončen uvozovkami – zapíšeme tedy „NESPLNĚNO:“.

Poznámka: ve skutečnosti jsou v buňkách uložena pouze záporná čísla, se kterými můžete dále pracovat – počítat s nimi (například hledat jejich minimum), řadit je, filtrovat, zahrnout do kontingenční tabulky nebo zobrazit pomocí grafu. Formátování nemá na skutečný obsah buňky vliv, slouží pouze k prezentaci.

Formátování - záporná čísla

 

Formátování záporných čísel červeně v kulatých závorkách, oddělovačem tisíců, znaménkem minus a textem se zarovnáním

V předchozím příkladu je celý obsah buňky zarovnán vpravo v důsledku pravidla, že číselné hodnoty jsou standardně zarovnávána vpravo. Pro zvýšení přehlednosti (a také věrohodnosti) vašich hodnot můžete upravit masku formátu tak, aby pomocný text byl zarovnán vlevo a číselná hodnota vpravo.

Úprava je velmi jednoduchá – postačí do masky formátu doplnit za vložený text znak * (hvězdička).

Formátování - vlastní formát záprného čísla

Formátování – vlastní formát záprného čísla

 

*** Vyzkoušet tyto techniky můžete pomocí souboru ke stažení exceltutor_plán_skutečnost.xlsx ***

 

Vložit komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *